Stati della prenotazione

Ogni prenotazione attraversa diversi stati durante il suo ciclo di vita. Comprendere questi stati la aiuta a gestire meglio la sua attività.

Come nascono le prenotazioni: sia quelle del widget sia quelle che lei crea manualmente nascono già come Prenotata (CONFIRMED). Non è necessario confermarle a mano.

Stati disponibili

Prenotata (CONFIRMED)

La prenotazione è confermata e pronta per il giorno della visita. È lo stato con cui nascono tutte le prenotazioni.

Quando accade:

• Un cliente completa una prenotazione dal widget
• Lei crea una prenotazione manualmente dal pannello

Cosa succede:

• La prenotazione appare nell'elenco e nella mappa del giorno corrispondente
• I lettini restano bloccati per quel cliente
• Il cliente riceve un'email di conferma con codice QR

Occupata (COMPLETED)

Il cliente è arrivato e gli è stato fatto il check-in: è presente sul lettino.

Quando accade:

• Un operatore scansiona il codice QR del cliente
• Il check-in viene segnato manualmente dalla mappa o dal dettaglio della prenotazione

Cosa succede:

• Il lettino appare come occupato nella mappa delle prenotazioni
• Se si è sbagliato, può annullare il check-in e tornare a Prenotata

Non presentato (NO_SHOW)

Il cliente non si è presentato alla sua prenotazione.

Quando accade:

• Un operatore segna la prenotazione come non presentata
• Il sistema la segna automaticamente se ha attivato la liberazione automatica per zona

Cosa succede:

• Il lettino torna libero per poterlo riaffittare lo stesso giorno
• Se è stato un errore, può annullarlo e tornare a Prenotata

Liberata (CHECKED_OUT)

Il soggiorno è terminato: il cliente se n'è andato e il posto resta libero.

Quando accade:

• Un operatore chiude il soggiorno alla fine dell'uso del lettino

Cosa succede:

• Il lettino torna disponibile e può essere riaffittato lo stesso giorno
• È uno stato finale: la prenotazione non ammette più modifiche

Annullata (CANCELLED)

La prenotazione è stata annullata.

Quando accade:

• Il cliente richiede l'annullamento
• L'operatore annulla la prenotazione

Cosa succede:

• I lettini tornano disponibili
• Il cliente viene avvisato via email
• È uno stato finale: la prenotazione non ammette più modifiche

In attesa (PENDING)

Stato residuale che quasi non vedrà mai. Tutte le prenotazioni nascono già come Prenotata, quindi "In attesa" non fa parte del ciclo abituale e non appare nella mappa delle prenotazioni.

Flusso degli stati

Prenotata è il punto centrale del ciclo. Da lì una prenotazione può passare a Occupata, Non presentato, Liberata o Annullata:

                 ┌──────────────┐
        ┌────────│  PRENOTATA   │────────┐
        │        └──────┬───────┘        │
        │               │                │
        ▼               ▼                ▼
    OCCUPATA    NON PRESENTATO      ANNULLATA
        │               │
        │ (checkout)    │ (annullare)
        ▼               ▼
    LIBERATA        PRENOTATA
Seleziona per copiare

• Da Prenotata → Occupata, Non presentato, Liberata o Annullata.
• Da Occupata → Liberata (checkout) o di nuovo Prenotata (annullando il check-in). Una prenotazione Occupata non può più essere annullata.
• Non presentato può essere annullato e tornare a Prenotata.
• Liberata e Annullata sono stati finali: non ammettono più modifiche.

"Incassata" è uno stato?

No. "Incassata" (o "Pagata") non è uno stato della prenotazione, ma un indicatore a parte che segnala se la prenotazione è già stata pagata. Una prenotazione può essere Prenotata oppure Occupata e, inoltre, contrassegnata come incassata. Per questo non compare nell'elenco degli stati sopra.

Cambiare stato manualmente

1. Apra il dettaglio della prenotazione oppure clicchi sul lettino nella mappa delle prenotazioni
2. Clicchi sullo stato attuale
3. Selezioni il nuovo stato (vengono proposte solo le transizioni consentite)
4. Confermi la modifica

Importante: cambiare a "Annullata" libererà automaticamente i lettini.

Stati nella mappa delle prenotazioni

Nella mappa delle prenotazioni, ogni stato attivo ha un colore:

I lettini delle prenotazioni Liberata, Non presentato e Annullata tornano a mostrarsi come Liberi nella mappa, affinché possa riaffittarli lo stesso giorno; il colore di ogni stato viene usato nei badge dell'elenco delle prenotazioni.

Impatto sulla disponibilità

• Prenotata: i lettini sono bloccati per quel cliente
• Occupata: i lettini restano occupati quel giorno (cliente presente)
• Non presentato: il lettino torna libero per essere riaffittato
• Liberata: il lettino torna libero per essere riaffittato
• Annullata: i lettini tornano liberi

Notifiche automatiche

Il sistema invia email automatiche quando:

• Si crea una prenotazione e passa a Prenotata
• Una prenotazione viene Annullata
• Si avvicina la data (promemoria)